Assistant director Jobs in Genf

About Four Seasons :

Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.

At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.

About the location :

A landmark on lake Geneva since 1834. With enchanting views of the lake and the snow-capped Alps in the distance as well as the Old Town, Geneva’s first hotel remains the first choice of sophisticated travellers and world statesmen. Come and unwind from your day with a treatment at our rooftop Spa, and build connections with colleagues over Italian gastronomy at Michelin-starred Il Lago before retreating to your Pierre-Yves Rochon–designed room for a good night’s sleep. Four Seasons Hotel des Bergues Geneva blends a revitalized sense of history with warm and genuine personal service in the very heart of the city.

OBJECTIF DU POSTE  :

La responsabilité principale est de maintenir le système de Paie de l’Hôtel afin de garantir le paiement en temps voulu des salaires conformément aux politiques et procédures de Four Seasons Hotels ainsi qu’aux lois fiscales fédérales, étatiques et locales applicables.

FONCTIONS ESSENTIELLES  :

People Functions  :

Maintenir des relations harmonieuses et professionnelles avec les collègues, les superviseurs et tous les départements.

Respecter et faire respecter les Règles de Travail ainsi que les Normes de Conduite de Four Seasons, telles que définies dans EmPact.

Adopter un comportement professionnel en toutes circonstances et garantir la confidentialité stricte de toutes les informations relatives à la paie.

Travailler sur les écarts de paie avec le Staff Accountant / Assistant Director of Finance.

Examiner les changements de statut des employés et avec le département des ressources humaines afin d’assurer une saisie correcte des données.

Assister le département des ressources humaines dans la gestion des accumulations de congés.

Apporter une assistance aux autres services du bureau de la comptabilité selon les besoins.

Product Functions  :

Saisir les données de toutes les données (hors système) dans Mirus uniquement après obtention des approbations nécessaires.

Examiner, vérifier et traiter les données de paie pour la préparation des paiements.

Examiner et réconcilier variances de paies avec Staff Accountant / Assistant Director of Finance.

Envoi des paiements aux employés.

Conserver et classer toute la documentation relative à la paie pour préparer les audits.

Préparer les demandes exceptionnelles d’acomptes au-cours du mois.

Assister dans les processus de clôture mensuelle, les provisions et les journaux de paie.

Gérer les saisies sur salaire conformément à la législation locale.

Préparer et assister aux audits spéciaux (AVS, LPP, autres...).

Préparer les rapports demandés par les départements Finance et Ressources Humaines.

Veiller à ce que le registre de paie soit examiné et approuvé (avec signature sur la page finale du registre) par le Directeur Financier ou l’Assistant Directeur Financier avant la distribution des fonds de paie.

Contrôler les procédures d’upsells et d’incentives.

Réconcilier et préparer les montants d’incentives et upsells mensuels.

Garantir la conformité au droit du travail concernant les heures supplémentaires, la rémunération et la classification des emplois (exempt / non-exempt).

Participer aux réunions sur le suivi des heures / temps supplémentaires.

Exécuter toutes autres tâches assignées par le Directeur Financier, l’Assistant Directeur Financier ou le Staff Accountant.

Profit Functions  :

Examiner et vérifier les données de paie afin de garantir le paiement correct des salaires.

Surveiller les données des employés pour éviter les paiements en double ou incorrects, et suivre avec l’Assistant Directeur Financier si des remboursements sont nécessaires.

Préparer des rapports sur la gestion du temps de travail.

Veiller avec le Staff Accountant / Assistant Director of Finance à ce que les taxes sur les salaires soient collectées, versées et déclarées avec précision et dans les délais.

«La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients».

Swiss Nationality, Swiss residency authorization or EU citizen will be considered only.

PRE REQUIS  :

1. Excellente lecture, écriture et compétence orale du français et de l'anglais.

2. Très bonnes connaissances des outils informatiques.

3. Excellentes compétences en communication écrite et orale pour préparer et présenter des rapports et faire des présentations efficaces.

4. Connaissance technique opérationnelle des principes comptables de bases, ainsi que du système de paie Suisse.