Assistant ou Assistante de direction à la Direction de l'immobilier - 100%

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant .

Le poste est rattaché à la Direction de l'immobilier (DI). Cette direction a pour missions de rénover et bâtir les infrastructures immobilières, de gérer, maintenir, entretenir et valoriser le parc immobilier existant, d'être un acteur engagé de la transition écologique du patrimoine immobilier, et de cultiver l'excellence opérationnelle. À ce titre, elle définit la stratégie immobilière des HUG, conduit la mise en œuvre du schéma directeur hospitalier 2022-2040, et assure le pilotage et la coordination des grands projets immobiliers en partenariat étroit avec les principaux services de l'État rattachés au département du territoire et de la santé. Elle veille également à optimiser la gestion des surfaces et à planifier leur évolution et affectation, tout en garantissant un bon fonctionnement des activités hospitalières.

Plus de 230 professionnels et professionnelles réalisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, un fort sens du service et un engagement affirmé en matière de responsabilité environnementale.

Description du poste

En tant qu'assistant ou assistante de direction vous contribuez directement à l'efficacité et au rayonnement de la Direction de l'immobilier (DI).

Vous êtes une personne rigoureuse, proactive et dotée d’un excellent sens de la confidentialité. Vous aimez organiser, anticiper et faciliter la vie d’un dirigeant dans un environnement institutionnel exigeant.

En véritable partenaire du Directeur, vous assurez le secrétariat et l’assistanat de direction avec une approche à la fois stratégique et opérationnelle.

Vous garantissez une gestion fluide, efficace et confidentielle des affaires courantes, tout en soutenant la prise de décision et le suivi des dossiers prioritaires.

Vous gérez l’agenda du Directeur, préparez ses réunions et veillez à la priorisation des rendez-vous.

Vous rédigez, préparez et contrôlez courriers, notes, rapports et documents officiels.

Vous coordonnez la communication entre le Directeur, les équipes internes et les partenaires externes.

Vous assurez le suivi des décisions et veillez au respect des échéances.

Vous organisez les déplacements et les événements de la DI (séminaires, plénières, repas d’équipe).

Vous supervisez la gestion documentaire et le classement, garantissant la conformité et la confidentialité des informations et contribuez à la gestion budgétaire du bureau du Directeur et validez certaines factures.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un diplôme de maturité commerciale ou d’une formation jugée équivalente, complétée par un brevet d’assistant ou assistante de direction.

Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement dans un environnement institutionnel ou complexe.

Vous maîtrisez parfaitement le français (niveau C2) et possédez de bonnes connaissances en anglais (B2–C1).

Vous excellez dans l’utilisation des outils bureautiques et collaboratifs (MS Office, Teams, SharePoint, OneDrive, MindManager).

Vous savez gérer les priorités, faire preuve de rigueur, d’anticipation et de diplomatie.

Vous incarnez la discrétion, la fiabilité et l’esprit d’équipe, tout en cultivant un sens aigu du service.

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