Back Office Specialist

MATISA est une entreprise suisse fondée en 1945, spécialisée dans la construction de machines de rénovation et d'entretien ferroviaires et formons une fière équipe d'enthousiastes.

Au fil des décennies, MATISA a élargi sa gamme de solutions – bourreuses, régaleuses-cribleuses et trains de renouvellement, entre autres – et a développé ses brevets afin de rester à la pointe de la technologie tant dans la construction que dans la maintenance.

MATISA est capable de répondre aux besoins d’une industrie en constante évolution grâce à ses efforts constants de R&D et à son ingénierie innovante. Présents aujourd'hui dans 22 pays, nous avons 8 filiales à travers le monde (Italie, France, Allemagne, Espagne, Royaume-Uni, Japon, Brésil et Australie).

Dans le cadre du développement de nos activités, nous souhaitons renforcer notre équipe en recrutant un·e Back Office Specialist.

Ce poste occupe un rôle central de back-office, avec une responsabilité principale orientée vers la réalisation et le suivi des offres, la gestion administrative et documentaire des dossiers, la mise à jour des systèmes IT / ERP, ainsi que la réalisation et la formalisation des procédures back-office.

Le poste intervient en support des équipes internes, des filiales et des clients.

En complément de cette activité principale, le poste intègre une activité accessoire de spécialiste Excel, avec une utilisation ponctuelle de Power BI, afin de structurer les données, fiabiliser l’information et soutenir le reporting interne.

MISSIONS PRINCIPALES

Activités principales – Back Office / gestion des offres, dossiers et procédures

• Élaborer, suivre et mettre à jour les demandes d’offres
• Analyser les éléments techniques et financiers nécessaires au chiffrage
• Construire des offres commerciales intégrant les prestations de :
• Retrofit machines
• Formations
• Assistance technique
• Homologation
• Assurer le suivi administratif des offres, commandes et dossiers clients
• Constituer, gérer et classer les dossiers commerciaux et techniques
• Mettre à jour, contrôler et consolider les données dans l’ERP et les outils IT
• Garantir la conformité, la traçabilité et l’archivage de la documentation
• Réaliser la facturation et assurer le suivi administratif associé
• Assurer l’interface back-office avec les équipes internes, les filiales et les clients
• Rédiger, structurer et maintenir à jour les procédures back-office (offres, dossiers, outils, bonnes pratiques)

Activités accessoires – Spécialiste Excel & reporting

• Intervenir en tant que référent·e / spécialiste Excel pour les activités back-office
• Concevoir, maintenir et optimiser des fichiers Excel avancés :
• Modèles de calcul
• Tableaux de suivi
• Fichiers de chiffrage et de budgets
• Automatisations
• Exploiter Excel pour le suivi des offres, des budgets et des données administratives
• Produire et consolider des reportings et indicateurs de suivi
• Utiliser Power BI de manière ponctuelle pour la visualisation des données et le reporting interne
• Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus back-office par la structuration des données et la formalisation méthodologique

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

• Bachelor en ingénierie dans un domaine technique : Industriel, Mécanique, Électrique, Automatisation ou équivalent
• Formation complémentaire ou certification en Excel avancé
• Connaissances ou formation de base en Power BI appréciées

Expérience

• 5 à 10 ans d’expérience en environnement industriel
• Expérience confirmée en back-office, inside sales ou fonctions administratives techniques
• Expérience en gestion d’offres, suivi administratif et documentation structurée

Compétences techniques et organisationnelles

• Très bonne maîtrise d’Excel :

Formules avancées

Tableaux croisés dynamiques

Modèles de calcul

Structuration et fiabilisation des données

Power BI apprécié comme outil de reporting

• Capacité à formaliser des procédures claires et structurées
• Rigueur administrative et sens de l’organisation
• Aisance avec les systèmes IT et les ERP

Langues

• Français : C1
• Anglais : B2
• Italien, allemand ou espagnol : un atout

OUTILS UTILISÉS

• Excel (maîtrise indispensable – rôle de spécialiste)
• Power BI (utilisation ponctuelle)
• ERP Sage X3
• Therefore™ – j4id10200891a j4it0625a j4iy26a