Secrétaire administratif Offres d'emploi - Vaud (VD)

Assistant(e) PPE. Au début, tu apporteras un soutien administratif essentiel à l'équipe PPE et tu contribueras à garantir un niveau élevé de qualité dans la gestion des dossiers. Enfin, tu veilleras à une traçabilité rigoureuse en tenant tous les documents à jour, en les validant et en les classant de manière structurée.

Missions principales :

Administratif et organisationnel

• Edition, gestion et suivi des documents contractuels liés au projet (contrat, avenant, décompte final)Seconder les chefs-fes de projets et conducteurs-rices de travaux pour les tâches administrativesGérer les bureaux de chantier sur site (accueil, courrier, commandes de fournitures, gestion des salles de conférences, …)Rédiger des correspondance diverses, courriels, notes.Gérer et saisir les soumissions, contrats, avenants d’entreprises (devis, rapports…)Relecture, correction et diffusion des divers procès-verbaux (séances MO, séances chantiers)Créer et suivre des bases de données, des informations internes et externes, ...Enregistrer, classer, ordonnancer, archiver des dossiers, pièces, notes et courriers.Veiller à la mise à jour de documents selon certaines règlementations et directivesOrganiser les évènements de chantier (première pierre, bouquet de chantier, inauguration, autres)Préparation de support de présentation du projet (ex. Powepoint)Établir et préparer les devis destinés aux clientsAssurer le suivi administratif des dossiers PPEMettre à jour et tenir à jour les tableaux de suivi et bases de donnéesAssurer le suivi administratif des acquéreurs tout au long du processusCoordonner les échanges entre acquéreurs, entreprises, partenaires et gestionnairesAssurer le suivi des modifications acquéreurs et de leur documentation

Finance et logistique

• Etablir des factures et suivre la facturation débiteur / créancierSoutenir la comptabilité des projetsExporter les données financières depuis SAP vers le tableau de gestionContrôler des documents tels que factures, garanties bancaires,Collaborer avec le service comptable : suivi des paiements urgents, renseignements divers, relances.Suivre les budgets et aider à la préparation des rapports financiersVeiller au respect des délais et à la bonne circulation des informationsEdition et suivi de la facturation clients/fournisseurs

Communication et relationnel

• Être un point de contact et de référence pour les équipes internes et externesCommuniquer de manière régulière les informations importantesCollaborer avec une autre assistante et assurer le remplacement lors d’absences (y. compris réception)Aider à la formation et l’intégration de nouveaux collaborateursParticiper à l'amélioration continue des processus de suivi et de communication

Vous apportez :

• Formation commerciale, administrative ou équivalente ;
• Première expérience confirmée dans une fonction administrative, idéalement dans l’accompagnement d’acquéreurs PPE / choix de finition / showrooms en Suisse, la construction ou un environnement de gestion de projets ;
• Solides compétences en lecture de plans et coordination technique.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
• Rigueur documentaire, sens de la planification et respect strict des jalons.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Aisance relationnelle et sens du service ;
• Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité ;
• Capacité à travailler de manière méthodique et autonome.
• Orientation client et résultats; aptitude à gérer plusieurs lots/appartements en parallèle

Ce que nous vous offrons:

• Un environnement de travail multiculturel avec la possibilité de contribuer à façonner un avenir viable
• Des technologies de pointe et un lieu de travail moderne au sein d'une entreprise durable
• Une entreprise qui encourage les talents et la formation continue de ses style="font-family: arial, helvetica, sans-serif; font-size: .0pt;">La sécurité d'un groupe financièrement solide, largement diversifié et fortement ancré en Suisse
• Des modèles de travail flexibles et des outils de travail modernes avec possibilité de télétravail
• Une sélection intéressante d'avantages : 5 semaines de vacances et 9 jours compensés par année Une caisse de pension interne avec un très bon taux de couverture et 3 niveaux de cotisation De nombreuses réductions chez des fournisseurs renommés de produits et de services Les membres de notre équipe partagent en vidéo ce qui rend leur expérience chez Implenia unique :

Si vous vous reconnaissez dans cette description et souhaitez rejoindre Implenia, nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Chez Implenia, nous apprécions et vivons la diversité. Notre processus de recrutement est donc axé sur la promotion de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion.

*Nous n’acceptons pas les candidatures transmises par des agences de placement ou tout autre intermédiaire. Toute candidature envoyée par ce biais ne sera pas prise en compte et ne constitue aucun engagement de notre part.