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Order Management Coordinator - 60%SGS • Muttenz, Basel-Landschaft, Switzerland
Order Management Coordinator - 60%

Order Management Coordinator - 60%

SGS • Muttenz, Basel-Landschaft, Switzerland
2 days ago
Job description
Job Description

As an Administration & Order Management Officer, you will play a key role in supporting our operational teams and ensuring the smooth administration of customer orders, invoicing processes, and logistics coordination.

Your main responsibilities will include:

  • Managing and coordinating customer orders from receipt through to invoicing
  • Registering customer orders in the ERP system and maintaining related planning files
  • Preparing customer invoices, including down payment invoices and subsequent settlements
  • Ensuring accurate billing in close collaboration with operational teams
  • Monitoring customer order backlogs and ensuring alignment between invoices and customer purchase orders
  • Maintaining data quality and supporting master data management processes
  • Reconciling Order Management reports with financial and General Ledger reports
  • Preparing sales and operational statistics
  • Supporting accounts receivable activities and collaborating with the Shared Service Center on collections
  • Creating and managing master data requests
  • Supporting procurement and material ordering activities
  • Coordinating with internal logistics teams to ensure efficient service delivery
  • Providing administrative support, including reception duties where required
  • Participating in internal training activities and supporting knowledge sharing within the team
  • Ensuring compliance with SGS quality, health, safety, environmental and integrity standards


Qualifications

You are an organized and proactive administrative professional who enjoys working in a dynamic environment and collaborating with multiple stakeholders.

You bring:

  • Commercial or business administration education, ideally with a focus on finance, accounting, or order management
  • Several years of experience in an administrative, customer service, order management, or commercial support role
  • Experience working with ERP systems (knowledge of Oracle/BOSS Order Management is an advantage)
  • Strong MS Office skills, particularly Excel, Word, and Outlook
  • Excellent organizational and prioritization skills
  • Strong attention to detail and accuracy
  • Good communication and interpersonal skills
  • A proactive, solution-oriented mindset
  • The ability to work effectively under pressure and manage competing priorities
  • Fluency in German & English


Additional Information

If you are a motivated administrative professional who enjoys working at the interface of customers, operations, and finance, we look forward to receiving your application.

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Order Management Coordinator - 60% • Muttenz, Basel-Landschaft, Switzerland

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