Coordinateur(trice) Technique-Housekeeping

About Four Seasons :

Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.

At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.

About the location :

A landmark on lake Geneva since 1834. With enchanting views of the lake and the snow-capped Alps in the distance as well as the Old Town, Geneva’s first hotel remains the first choice of sophisticated travellers and world statesmen. Come and unwind from your day with a treatment at our rooftop Spa, and build connections with colleagues over Italian gastronomy at Michelin-starred Il Lago before retreating to your Pierre-Yves Rochon–designed room for a good night’s sleep. Four Seasons Hotel des Bergues Geneva blends a revitalized sense of history with warm and genuine personal service in the very heart of the city.

OBJECTIF DU POSTE  :

Le / la ENG & HSK COORDINATOR a pour responsabilité d’assister les départements Technique et Housekeeping afin de fluidifier la transmission d’information et de leur apporter un soutien administratif. Le remplacement ponctuel sur les étages peut être demandé.

Il / elle est sous la responsabilité directe du Directeur Technique 50 % et de la Gouvernante Générale 50 %.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

COORDINATION

Assister le Directeur technique afin de mener à bien tous types de projets, tels que des Investissements opérationnels ou encore la préparation, le suivi et la réalisation des Plans Capex, incluant les relations avec les fournisseurs et / ou prestataires ainsi que les autres services de l’Hôtel ;

Assister le Superviseur Technique sur le recueil de différents devis, à la recherche de matériel, de nouveaux fournisseurs, ou encore sur divers projets annexes,

Planification du programme d’entretien des chambres et lieux publics,

Distribuer les demandes d’intervention via Hotsos entre la Technique et le Housekeeping,

Transmettre récapitulatif des Hotsos en cours aux différents services,

Faire le lien avec les prestataires extérieurs pour planifier leurs interventions de maintenance préventive et curative.

Analyser les rapports de gestion des interventions HOT SOS quotidiennement

Reporter aux managers les priorités techniques d’entretien et de maintien inter-service

Vérifier le bon déroulement de la réalisation des tâches et du travail de l’équipe des lieux publics

Contrôler et faire le suivi ponctuel des chambres en nettoyage à fond sur étage

Contrôler l’état de propreté des réserves, des offices, des couloirs et des parties publiques et communes de l’hôtel

Aide à la planification opérationnelle du Housekeeping des équipes de manière hebdomadaire

Traite de manière hebdomadaire le suivi des demandes administratives et de planning de l’équipe Housekeeping

Gère et traite la boîte mail du département Housekeeping

Vérifier les performances des collaborateurs (trices) sur étage. S’assurer qu’il y a suffisamment de matériel et de fournitures sur étages ainsi que dans les espaces publics.

ADMINISTRATION

Travailler avec le Superviseur Technique pour l’élaboration des plannings, le suivi des heures et la planification des vacances de l’équipe technique,

Assurer le suivi des demandes d’intervention Hotsos et compiler les rapports d’intervention des entreprises extérieurs,

Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance,

Préparer les bons de commande et suivre la bonne réception des rapports d’intervention ou des bons de livraison,

Effectuer des tâches administratives classique (prise de minutes lors des réunions, prise de rendez-vous, gestion des emails, réponse plainte et demande clients),

Répondre aux demandes générales des clients, des fournisseurs, des employés et des visiteurs de manière efficace, courtoise et professionnelle,

Entrer, maintenir et mettre à jour l’information dans les systèmes informatiques,

Préparer des lettres, mémos et autres documents à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, de tableur, de base de données ou de présentation,

Traiter le courrier entrant et sortant et sa distribution,

Créer et gérer des systèmes de classement et d’organisation sur support informatique et papier pour les enregistrements, les rapports, les documents, etc.

FONCTIONS SECONDAIRES :

Communiquer efficacement avec l’ensemble des services de l’Hôtel et intervenants extérieurs, Assister les Services Technique et Housekeeping sur tout autre projet ou mission temporaire, en lien avec les besoins de l’hôtel, Connaître parfaitement les différentes tâches du travail des différents corps de métier de la technique, de la Femme de chambre, Equipier d’étage et Equipier Lieux Publics, Sur demande de l’encadrement, apporter toute aide au sein du service ou plus globalement de l’hôtel en cas de besoin, Respecter l’ensemble des dispositions applicables aux employés  : procédures correspondant aux uniformes, aux contrôles horaires, à l’hygiène et à la sécurité dans l’entreprise… Pouvoir orienter et assister les clients de l’Hôtel aux standards de l’entreprise

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à en fonction des besoins de l’hôtel et des situations de forte activité »

PRE REQUIS  :

Expérience  : 2 ans d’expérience à un poste similaire ou de superviseur

Compétences  : Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique

Être organisé, méticuleux

Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative

Connaître et appliquer la culture du feed back

Adhérer aux valeurs de notre entreprise (Qualité, Service, Culture, Brand)

Doit avoir une présentation impeccable de tout temps

Doit prendre connaissance de son rapport de travail

Excellente connaissance avec l’informatique (Excel, Word, Canva…)

Langues  : Français et anglais courant, oral comme écrit

Excellentes compétences à l’écrit

Informatique  : Solides compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes hospitaliers Birchstreet, Hotsos.